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Factures : comment éviter des erreurs qui coûtent cher ?

Startup, artisan, industriel, toute personne ou entité qui exerce une activité économique édite et envoie des factures. Cette étape essentielle suit une législation stricte qu’il est important de connaître, et bien sûr, de respecter… Si l’utilisation d’un logiciel certifié par l’Etat est désormais obligatoire pour la facturation des entreprises, les erreurs et oublis n’en restent pas moins fréquents. Voici une petite mise au point pour que vos clients comprennent et paient au plus vite vos factures !

Facture : quelques rappels

La facture est un document détaillant les prestations ou marchandises vendues. De nature à la fois commerciale, juridique et comptable, elle précise les conditions des achats et ventes de biens ou de services et permet d’assurer le suivi de la comptabilité. Elle a également une fonction fiscale et sert de support à l’exercice des droits sur la TVA…

Une facture doit être établie en français, en 2 exemplaires et doit comporter un certain nombre de mentions obligatoires que nous allons rappeler plus loin. Elle peut être délivrée sous format papier ou électronique, dans certaines conditions.

Elle doit être conservée 10 ans pour justifier l’exactitude des déclarations comptables et fiscales. Un archivage indispensable pour éviter des sanctions sévères.

Les erreurs les plus fréquentes

Mal numéroter ses factures, se tromper dans le taux de TVA ou le total TTC… Les principales erreurs en comptabilité sont dues à un manque de rigueur ou d’attention. Concentration, méthode et éventuellement une tasse de café seront vos meilleures armes pour réussir cet exercice !

1. Oublier les informations de base

Nous l’avons vu, pour être valable, une facture doit contenir un certain nombre d’éléments indispensables. Voici les principales mentions à intégrer obligatoirement à vos factures :

Nom et adresse des parties,
Date d’émission de la facture,
Numéro de la facture (qui doit être basé sur une séquence chronologique sans rupture et figurer sur toutes les pages),
Date de livraison, ou de fin d’exécution de la prestation de service,
Quantité, dénomination précise et prix unitaire hors taxe des produits ou services facturés,
Réductions éventuellement consenties,
Taux de TVA applicable et montant correspondant,
Somme totale à payer hors taxes et toutes taxes comprises,
Date d’échéance du règlement ou délai de paiement, pénalités en cas de retard et mention de l’indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement (si votre client est un professionnel).

A ces mentions, s’ajoutent les éléments d’identification du vendeur ou prestataire :

Forme juridique (SARL, SA…), code NAF et montant du capital social (si vous êtes une société),
Numéro Siren, RCS et lieu du greffe d’immatriculation (ou numéro au Répertoire des Métiers avec le département d’immatriculation si vous êtes artisan),
Numéro de TVA intracommunautaire.

Enfin, d’autres mentions particulières sont à faire apparaître dans certains cas : références de l’assurance professionnelle, qualité de membre d’une association agréée ou d’un centre de gestion….
Vérifiez que vous n’oubliez rien : les amendes fiscales et sanctions pénales pourraient vous coûter très cher !

2. Oublier la date d’échéance

Elle a déjà été évoquée au point 1, mais nous insistons car cette simple omission peut avoir des conséquences malheureuses sur votre trésorerie. Si vous émettez une facture, c’est pour être payé, n’est-ce pas ? Et dans les meilleurs délais… Alors, commencez par noter clairement la date d’échéance sur votre facture.

3. Laisser le logiciel de facturation seul maître à bord

Depuis le 1er janvier 2018, les professionnels assujettis à la TVA ont l’obligation d’être équipés d’un logiciel certifié et sécurisé. Il était temps de dire au revoir à Excel et Word !
Si le logiciel de facturation rend bien des services et se charge du calcul de la TVA, il n’en reste pas moins un outil qu’il faut configurer ! Assurez-vous de toujours utiliser le bon taux, pour chaque produit ou service.
Rappelez-vous qu’à chaque infraction, la TVA doit être reversée à l’État, avec une amende et des intérêts de retard.

Les conseils de Cash in Time :

1. Clarifier

Indiquer la nature du document avec la mention “Facture” a le mérite d’éviter toute confusion. Rendre bien visible l’adresse de facturation, les modes de règlements ainsi qu’un moyen de vous contacter facilite le règlement de la facture et permet un gain de temps pour les deux parties. Enfin, communiquer vos coordonnées bancaires en bas de vos factures n’est pas obligatoire mais peut aussi se révéler très utile.

2. Détailler

Privilégier une facture avec des prix unitaires plutôt qu’une facture globale. En mentionnant le détail des produits ou services vendus, vous réduisez les demandes d’explications, les contestations et, de facto, les retards de règlement. Pour les frais de dossier ou la gestion de projet, vous pouvez sans problème indiquer “gratuit”, pour que le client sache que vous faites un effort particulier.

3. Référencer

Faire une référence à un devis signé n’est pas obligatoire, mais c’est une nouvelle fois une manière de s’y retrouver rapidement et de se protéger en cas de litige avec votre client !
Une fois tous ces éléments vérifiés et validés, vous pouvez sereinement envoyer votre facture au client. Reste alors à la saisir en comptabilité et à s’assurer de son paiement à échéance.
Et pour encore plus de tranquillité, vous pouvez faire appel à Cash in Time pour le paiement de votre facture sous 24h*, tout comme Michèle Juste

”Une vraie tranquillité d’esprit avec Cash in Time !”