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Tout savoir sur les délais de paiement

Pour les chefs d’entreprise, la question des délais de paiement est souvent une obsession. À juste titre, car les retards de règlement sont fréquents. Pour autant, il est possible de s’organiser avant que la situation ne soit critique. Deux chantiers sont à ouvrir : négocier la date de règlement de la facture au sein du cadre légal et passer son organisation de la facturation à la loupe.

Appliquer les règles de base des délais de paiement

Souvent, on accomplit les choses sans les questionner, parce que l’on a toujours fait ainsi, ou du moins depuis longtemps. Délai à 30 ou 60 jours, on n’ose parfois pas mettre le sujet sur la table au moment du devis ou du contrat. C’est dommage, car en matière de dates de paiement, il y a des règles qui s’imposent et des options qui se choisissent.

Le calcul se base sur la date d’émission de la facture.
Le délai de paiement doit obligatoirement figurer sur la facture et dans les Conditions Générales de Ventes.
Si rien n’est précisé sur la facture, le paiement peut avoir lieu jusqu’à 30 jours, à compter de la livraison des biens ou de la prestation de service.
Le contrat peut prévoir un délai plus long, négocié, pouvant aller jusqu’à 60 jours maximum (ou 45 jours fin de mois).
Les factures périodiques se règlent au maximum 45 jours après l’édition.

La fixation des délais de paiement doit être abordée comme une négociation. On part d’une proposition pour avancer vers un compromis. Des efforts doivent être consentis des deux côtés.

Des points de vigilance à mettre sous contrôle

Il y a quelques zones grises qu’il faut savoir gérer pour éviter les mauvaises surprises.

Un client ne peut exiger de repousser la date d’émission de la facture pour faire glisser l’échéance. Dès la négociation, il faut bien déterminer les conditions de facturation et les préciser sur le devis.
La facture et les conditions générales de vente (CGV) doivent mentionner très clairement : la date de paiement précisément attendue, les modalités de pénalités exigibles et l’indemnité forfaitaire de 40 € pour frais de recouvrement.
Pour le paiement à 45 jours fin de mois, deux calculs existent :

— ajouter 45 jours à la fin du mois d’émission de la facture,
— ajouter 45 jours à la date d’émission : la limite de paiement intervient à la fin du mois au cours duquel expirent ces 45 jours.

Dans le premier cas, si la facture est éditée le 1er mars 2019, le paiement peut avoir lieu près de 2 mois et demi après, soit le 15 mai 2019.

Avec le second calcul, si la facture est éditée le 1er mars 2019, le paiement doit avoir lieu au plus tard le 30 avril 2019.

Le mode de calcul doit donc être convenu au préalable entre les partenaires commerciaux et être précisé dans les conditions générales de vente afin d’éviter tout quiproquo sur la date d’échéance.

Des délais particuliers pour certains métiers

N’oubliez pas, un cadre juridique spécifique s’applique pour certains domaines. Le délai de paiement peut être plus court ou plus long, comme le détaille le site Service-Public. Vous êtes concernés si vous travaillez notamment dans les secteurs des produits alimentaires et des boissons, le transport ou les activités saisonnières (commerce du jouet, articles de sports de glisse sur neige, filière du cuir…).

5 réflexes pour accélérer les encaissements

Lorsque le paiement n’arrive pas, la tension monte. Mais soyons honnêtes, le client n’est pas seul responsable des glissements insatisfaisants. Des marges de progression existent souvent en interne pour prendre soin de sa trésorerie. Mis bout à bout ces principes de bon sens font leurs preuves.

Soignez la rédaction des mentions obligatoires. En cas d’imprécision, les allers-retours de clarification servent aussi de prétexte pour faire glisser la date d’encaissement.
Raccourcissez le délai de transmission des informations entre les équipes opérationnelles et la personne en charge de la facturation. Un circuit de validation ou de pointage trop complexe repousse fréquemment la date d’édition.
Faites parvenir le plus rapidement possible la facture au client. En laissant passer une ou deux semaines, voire plus, après la livraison des marchandises, vous donnez l’impression d’être coulant sur le sujet. Bien que dans votre bon droit, il est moins aisé de se montrer ferme lorsque le retard de paiement arrive.
Sécurisez la transmission. Gardez toujours une trace de l’envoi. Même si une facture papier est souhaitée, doublonnez avec un email. Cela diminuera le temps consacré à la recherche de pièces en cas de relance.
Osez demander le versement d’un acompte. C’est notamment conseillé si un client a tardé à régler les dernières factures. C’est une façon de poser un cadre de confiance.

Le zoom

Le non-respect des délais de paiement est un cercle vicieux. Lorsqu’une entreprise subit des retards, elle repousse souvent elle-même le règlement de ses propres fournisseurs. Le retard de paiement moyen diminue pour les PME à 11,5 jours en 2018, contre 14,5 l’année précédente. En revanche, la part des longs retards de plus de 30 jours explose pour les petites et moyennes entreprises et concerne désormais 20 % des créances non acquittées dans les délais légaux, contre 11 % en 2017 et 4 % en 2016. Source : Baromètre IFOP pour le cabinet de juristes d’affaires ARC (2018).