Notes de frais : faites des économies !

Remplir et traiter les notes de frais représentent bien souvent une perte de temps et d’argent, pour l’employeur et le salarié. Selon une étude réalisée par HRS et la Fondation GBTA, la gestion des notes de frais constitue en France un poste de dépense majeure, qui représente des milliards d’euros. C’est donc loin d’être un sujet anecdotique ! Voici quelques pistes pour réduire les coûts de gestion associés.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Après un déplacement professionnel, un salarié doit remettre à son employeur un document attestant de toutes les dépenses réalisées dans le cadre de sa mission en dehors de son bureau (hôtel, frais de déplacement, restauration). Le modèle de formulaire est délivré par l’employeur qui précise toutes les informations nécessaires au remboursement (date, lieu, motif, montant).

Chaque dépense doit nécessairement être accompagnée d’un justificatif : reçu, ticket de caisse, facture… Ces pièces sont indispensables à l’employeur pour vérifier la réalité et la conformité de la dépense, récupérer le cas échéant la TVA déductible et éviter un redressement fiscal.

Mauvaise gestion des notes de frais : quel est le prix à payer ?

Les employeurs s’attachent souvent plus à surveiller les sommes dépensées par les salariés, mais oublient parfois de considérer le temps de travail mobilisé uniquement dans le processus de gestion et de traitement en lui-même.

En effet, remplir une note de frais prend en général 20 minutes au salarié. Cette note de frais doit ensuite être validée, vérifiée, saisie, remboursée : elle mobilise ainsi le manager et l’équipe comptable. Ce qui représente un coût caché moyen pour l’employeur d’environ 53 euros, toujours selon l’étude conduite par HSR et la fondation GBTA. De plus, en cas d’erreur — ce qui arrive une fois sur cinq — la correction prend en moyenne 18 minutes supplémentaires en comptabilisant toutes les personnes impliquées à nouveau (soit 48 euros à ajouter à la note finale).

Et ce n’est pas tout : toujours selon cette même étude, il apparaît que les sociétés offrent au fisc 40% de la TVA qu’ils auraient pu récupérer sur les notes de frais, faute de bien connaître la réglementation en vigueur.

L’addition est donc définitivement très salée pour l’employeur… Alors, comment réduire la note et limiter ses conséquences sur votre trésorerie ?

Rembourser “au forfait” plutôt qu’aux frais réels ?

Deux possibilités existent en effet pour rembourser les salariés :

1. Rembourser exactement le montant des dépenses engagées sous réserve d’obtenir l’intégralité des justificatifs ;
2. Opter pour une indemnisation forfaitaire et rembourser les frais kilométriques, les frais d’hébergement et de repas selon des barèmes définis par l’URSSAF.

Cette seconde solution a l’avantage de simplifier grandement la gestion en évitant aux salariés et à l’employeur de faire l’inventaire de tous les justificatifs. Certes, l’employeur rembourse parfois davantage que le montant dépensé : par exemple, si le collaborateur paye un déjeuner à un coût inférieur au barème d’indemnisation, et récupère alors la différence, à son avantage. Toutefois les gains en termes de gestion sont indéniables.

Enfin, autre option à envisager : remettre aux salariés des cartes de paiement pour qu’ils n’aient plus à avancer d’argent et que la gestion soit simplifiée pour employeur (alertes de la banque, plafonds et verrouillages selon les types de dépenses …).

Automatiser la gestion de vos notes de frais pour gagner du temps et de l’argent !

En Europe, seulement 40% des entreprises sont passées au numérique tandis que c’est déjà le cas dans 84% des sociétés américaines.

Pourtant, en utilisant une application de gestion des notes de frais comme Mooncard, les dépenses sont saisies automatiquement sans passer par la case Excel et surtout sans mobiliser de ressources humaines supplémentaires dans le processus. De plus, finis les doublons ou les erreurs de saisies, l’application les détecte directement et calcule à votre place tout ce qui concerne la récupération de TVA et même les taxes de séjour. Automatiser la gestion des notes de frais revient à économiser 80% du temps habituellement mobilisé par ce processus ! Il n’y a pas à hésiter une seconde…

Une bonne gestion des notes de frais est un vrai levier d’économie pour votre entreprise. En fluidifiant le processus et en vous appuyant sur les bons outils digitaux, vous pourrez économiser du temps de traitement et le réaffecter sur des tâches à plus forte valeur ajoutée.

Vous pourrez aussi identifier les postes les plus coûteux grâce aux tableaux de bord complets qui sont fournis généralement par votre logiciel.

Ainsi, vous pourrez instaurer ou ajuster plus facilement une politique de dépenses et la justifier auprès de vos collaborateurs.

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