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Retards de paiement : comment relancer un client sans le perdre ?

Vous connaissez des difficultés de trésorerie liées aux retards de paiement de vos clients. Vous n’êtes pas seul. D’après le baromètre ARC-IFOP de septembre 2017, les TPE/PME paient leurs fournisseurs avec en moyenne 15 jours de retard. Comment procéder si cette situation répétée fragilise votre entreprise ?

Conditions de paiement et pénalités de retard : que dit la loi ?

Les retards de paiement sont un problème que subissent de nombreuses entreprises. En théorie, des pénalités de retard sont dues le jour suivant la date prévue pour le règlement d’une facture. Dans la réalité, c’est plus délicat. Une relance maladroite, même si elle est légitime, entraîne toujours le risque de perdre votre client. Lorsque vous êtes confronté à cette situation, ce sont aux mentions obligatoires que vous devez faire référence. Elles engagent le client qui a accepté votre devis ou a passé sa commande.

Le délai de paiement est obligatoirement mentionné sur les factures éditées, ainsi que dans les conditions générales de vente. Il est de 60 jours maximum. La méthode de calcul de la majoration qui s’applique en cas de retard doit également être indiquée, et notamment le taux d’intérêt prévu à cet effet. Le Code du Commerce encadre le taux annuel, ce que précise ici le site Service-Public.

Dans un premier temps : optez pour une démarche amiable

Commencez par un appel téléphonique

Au-delà de plusieurs jours de retard, entreprenez une première relance. Privilégiez un mode informel. Un appel téléphonique présente l’avantage de se mettre d’accord sur une nouvelle date de règlement. Si votre interlocuteur est injoignable, envoyez un simple courrier très courtois.

Essayez d’obtenir des explications

Lors de vos échanges, essayez de comprendre quelle est la raison de ce retard. Il peut s’agir d’un oubli ponctuel. Dans ce cas le dossier sera rapidement classé. Si votre interlocuteur évoque des difficultés financières, montrez-vous empathique. Mais mettez en lumière que vous allez vous retrouver dans la même situation, s’il ne vous règle pas. En étant au courant du contexte de votre client, vous pouvez également mieux mesurer l’effort à investir pour conclure de nouvelles ventes ou prestations avec lui.

Fixez une nouvelle échéance pour le règlement

À l’issue de la conversation téléphonique, une nouvelle date de règlement doit absolument être fixée. Si un étalement des paiements est établi, les modalités doivent être très précises. Une majoration peut être envisagée si l’échéancier s’opère sur le moyen terme. Confirmez cet accord passé verbalement par un courrier écrit.

Si la situation perdure : faites valoir vos droits

Envoyez une lettre de relance

Si le règlement n’a toujours pas eu lieu, c’est le moment d’envoyer une lettre de relance à proprement parler. Pour éviter l’effet de surprise, vous pouvez informer par téléphone votre interlocuteur que vous lui adressez ce courrier. Invitez votre client à vous contacter pour la fixation d’une nouvelle échéance. Cela montre votre ouverture à dialoguer.

Opérez une mise en demeure

Sans réponse à une lettre de relance, une procédure de mise en demeure est alors à envisager. Mais attention, le fait de passer cette étape met généralement fin à la relation commerciale. Pour autant, continuer à travailler avec une entreprise non respectueuse de ses engagements n’est pas une voie d’avenir. Renseignez-vous bien, la lettre à envoyer doit comporter un certain nombre de mentions pour être recevable devant un tribunal.

Le conseil de Cash in Time

Pour le règlement des factures, nous vous conseillons de traiter directement avec le service comptable de votre client. De votre côté, évitez de vous en occuper, en tout cas en apparence. Confiez ce rôle à l’un de vos collaborateurs ou à un service comptable extérieur. Si la gestion des impayés vous coûte trop de temps et d’énergie, faire appel à l’affacturage est une solution à envisager. Cela vous permet de recevoir un paiement de vos factures dès leur émission. En cas de facture non réglée, vous ne versez aucuns frais supplémentaires pour le recouvrement. Et vous vous concentrez ainsi sur votre cœur de métier.