À l’heure de la dématérialisation généralisée, le cadre juridique de la facture électronique s’est précisé. Si la facturation électronique est désormais obligatoire pour la plupart des entreprises travaillant pour le secteur public, les autres entreprises ont encore le choix entre émettre une facture papier ou sa version digitale. Quelles sont les contraintes et les opportunités de la facturation électronique ?
Facture électronique : quèsaco ?
Il ne suffit pas qu’une facture soit numérisée et adressée par mail pour qu’elle soit considérée comme une facture électronique. C’est l’intégralité du processus de facturation qui doit être digital : l’édition, l’envoi, la réception et même l’archivage…
Une facture électronique a alors la même valeur qu’une facture papier et est soumise aux mêmes obligations légales. Cf. notre précédent article 👇
Comment éviter des erreurs qui coûtent cher ?
Le Code Général des Impôts (art. 289) précise qu’il faut pouvoir garantir l’authenticité de son origine, sa lisibilité et son intégrité depuis son émission jusqu’à la fin de la période de conservation.
Comment produire une facture au format électronique ?
Pour émettre des factures électroniques qui répondent aux trois exigences précédentes, il existe trois possibilités :
- Apposer une signature électronique sur les factures digitales qui peuvent ensuite être envoyées par mail. La signature électronique est fondée sur un certificat de signature qualifié. L’Administration édite une liste des certificats reconnus.
- Utiliser la transmission électronique des données via l’échange de données informatisées (EDI) ou un progiciel de gestion intégrée (PGI).
- Mettre en place des contrôles internes documentés et permanents établissant le lien entre les factures digitales échangées et la vente de biens ou de prestations. Cette piste d’audit, documentée et matérialisée (par des contrats, bons de commande, bons de livraison…), permet ainsi de reconstituer la totalité du processus de facturation.
Le choix d’une de ces modalités dépend de votre situation et des pratiques convenues avec vos partenaires commerciaux.
Déjà incontournable pour les marchés publics
Mais avant de vous lancer, vous vous demandez peut-être si vous avez vraiment besoin de dire adieu au papier…
Si votre entreprise fait partie des fournisseurs du secteur public, la question ne se pose pas : selon la taille de votre entreprise, vous avez déjà passé le pas, ou allez le faire très prochainement. En effet, la facture électronique est désormais obligatoire pour les PME, ETI et grandes entreprises qui émettent des factures à destination des établissements publics*. Et à compter du 1er janvier 2020, cette obligation s’étendra aussi aux micro-entreprises*.
Si vous ne travaillez pas avec des acteurs publics, pas d’obligation, mais vous pouvez tout à fait passer à la facturation électronique. Seule condition : obtenir le consentement de vos clients.
Une fois leur accord obtenu, à vous les bénéfices de la facture électronique !
Facture électronique : quels avantages ?
Vous hésitez à passer au tout électronique ? Voici les principaux arguments en faveur de la dématérialisation des factures :
- Vous réduisez vos coûts (traitement, impression, envoi postal, archivage…),
- Vous supprimez la manipulation de documents « papier » et recentrez l’énergie de votre équipe sur des tâches à valeur ajoutée,
- Vous abaissez les risques d’erreur grâce à un meilleur contrôle,
- Vous améliorez la traçabilité de toutes les opérations et avez la garantie de la remise des documents,
- Vous pouvez opérer des relances automatiques,
- Vous optimisez la gestion de votre trésorerie (délai d’encaissement réduit),
- Vous répondez plus facilement à l’obligation d’archivage des factures pendant 10 ans (à partir de la date de clôture de l’exercice),
- Vous diminuez votre empreinte carbone.
Et pour vos clients aussi, les bénéfices sont tangibles :
- Ils suppriment la manipulation des factures,
- Ils diminuent leurs coûts de traitement et d’archivage,
- Ils fiabilisent la gestion de leurs paiements…
Autant d’éléments pour vous encourager à transformer vos processus de facturation et ainsi optimiser vos coûts, gagner du temps et améliorer votre productivité !
De plus la loi Macron du 6 août 2015 pour la croissance, l’activité et l’égalité des chances économiques a ouvert la voie à une généralisation des factures électroniques pour les échanges entre entreprises privées. Le calendrier et le cadre d’application ne sont pas encore fixés, mais si vous preniez un temps d’avance ?
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