La fin de l’année approche, un moment charnière pour les entreprises à bien des égards. C’est le moment notamment de la clôture annuelle des comptes. Afin d’éviter de s’arracher les cheveux ou de passer le réveillon de Noël, le nez dans la paperasse, voici nos conseils.
Quelle que soit la forme juridique de votre entreprise (SARL, SAS, SA…), chaque personne physique ou morale ayant la qualité de commerçant a l’obligation d’établir ses comptes annuels. Les entrepreneurs individuels ayant choisi le régime de la micro-entreprise sont les seuls à ne pas être soumis à cette obligation.
« La clôture de votre exercice comptable permet d’évaluer le résultat réalisé au cours de l’année écoulée ainsi que le patrimoine de votre société à la date choisie pour la clôture des comptes »
C’est une sorte d’image fixe qui permet d’analyser la santé financière de votre entreprise. Mais la clôture annuelle des comptes est également nécessaire pour calculer le montant des différents impôts à payer. Sous certaines conditions, les petites entreprises peuvent bénéficier d’un aménagement de ces obligations. Quoi qu’il en soit, la clôture des comptes est à établir avec l’aide d’un expert-comptable ou celle de votre DAF. Pour faciliter au mieux cette opération, voici nos conseils.
Etre rigoureux tout au long de l’année
Cela peut sembler évident mais une surveillance régulière de vos opérations en cours d’année garantira une clôture d’exercice comptable sans accroc. Nous vous conseillons donc de découper votre exercice comptable en mois ou en trimestres. Au terme de chacune de ces périodes, il vous faudra déjà effectuer des arrêtés intermédiaires qui faciliteront les choses en fin d’année. De nombreuses entreprises optent pour la gestion par affaire, en prenant pour critères de gestion les marges par projet, produit ou client. Cette gestion spécifique permet de suivre les résultats de l’entreprise de manière régulière et d’avoir une feuille de route précise.
Si votre activité ne nécessite pas une organisation aussi stricte que la gestion par affaire, alors tâchez tout de même de fournir à votre expert-comptable l’intégralité des pièces de manière régulière tout au long de l’année. Faciliter la vie de votre expert-comptable en cours d’année facilitera le travail de clôture.
Réaliser avec soin son inventaire
L’inventaire est une obligation légale qui consiste à vérifier l’exactitude des chiffres de vos créances, de vos dettes et de votre trésorerie. Pour ce faire, il est utile, par exemple, de solliciter le service comptable d’un de vos fournisseurs ou clients afin d’obtenir un extrait de compte vous permettant de vous assurer de la réciprocité des enregistrements comptables.
« Mais l’inventaire consiste également à recenser vos actifs physiques, on le nomme alors inventaire physique. L’inventaire physique consiste à compter article par article tous les stocks détenus par l’entreprise »
Beaucoup d’entreprises effectuent un inventaire permanent de leurs stocks en calculant les quantités théoriques résultant de la différence entre les quantités achetées et les quantités vendues. A ces entreprises,nous conseillons d’utiliser la méthode de l’inventaire tournant consistant à inventorier physiquement tous les articles en cours d’année par roulement et à comparer les quantités comptées avec les quantités calculées par l’inventaire théorique ou inventaire permanent. Cette méthode fait ressortir les écarts dont l’analyse permet d’améliorer la gestion et d’éviter les pertes. Si les stocks sont importants, il n’est pas inutile de demander à votre expert comptable d’assister aux opérations d’inventaire afin qu’il vous fasse part de ses remarques.
Faire un point stratégique avec son expert-comptable
On l’oublierait presque mais le cœur d’activité d’un expert-comptable est le conseil stratégique. Lors de votre rendez-vous de fin d’année, la présentation de votre clôture annuelle des comptes ne doit pas représenter la totalité de l’entrevue. Environ 30% du temps, pas plus.
« Profitez de cet entretien surtout pour parler de l’avenir. Il est utile de présenter à votre expert comptable, ou de définir avec lui, votre budget pour l’exercice suivant »
La mise en place d’un calendrier fiscal afin d’anticiper les dates limites de paiement des acomptes et du solde de l’impôt sur les sociétés et de la TVA sont d’un grand intérêt. L’expert doit vous indiquer les anomalies constatées sur l’exercice précédent afin d’améliorer le pilotage de votre entreprise. Chaque année, vous devez avoir comme objectif de raccourcir le délai de clôture des comptes.
« En France, les grands groupes le font en moyenne à moins de 30 jours, tandis que les PME/TPE mettent de leur coté en moyenne 90 jours »
Plus la clôture se fait rapidement, plus il est facile d’analyser les informations et ainsi de se fixer les grands axes stratégiques pour l’année suivante.
